Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

DPA jest akceptowane elektronicznie razem z Regulaminem w momencie zakładania Konta i stanowi jego integralny załącznik. W zakresie obowiązków dotyczących powierzonego przetwarzania DPA ma pierwszeństwo przed Regulaminem.

§ 1. Strony i role

• Administrator – Prowadzący, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych uczestników swoich Wydarzeń.
• Podmiot przetwarzający (procesor) – MD ELEVATE LTD, operator serwisu be here., w zakresie, w jakim przechowuje i udostępnia dane uczestników w panelu Prowadzącego.
• Operator pozostaje samodzielnym administratorem w zakresie Konta, bezpieczeństwa, rozliczeń, moderacji oraz własnych obowiązków prawnych.

§ 2. Przedmiot i zakres powierzenia

• Powierzenie obejmuje dane przekazywane przez uczestników w zgłoszeniach oraz dane gromadzone w panelu: listy zapisanych osób, kontakty, funkcje typu CRM i podobne.
• Kategorie danych: imię i nazwisko lub podpis, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, wybrane Wydarzenie i termin, status zgłoszenia, treść wiadomości oraz dane organizacyjne.
• Kategorie osób: uczestnicy i osoby zainteresowane udziałem w Wydarzeniach Prowadzącego.
• Cel: umożliwienie Prowadzącemu obsługi zgłoszeń, kontaktu z uczestnikami i organizacji Wydarzeń.
• Czas trwania: przez okres obowiązywania Umowy oraz przez okresy techniczne wskazane poniżej.

§ 3. Polecenia Administratora

• Operator przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Za takie polecenia uznaje się Regulamin, DPA oraz korzystanie z funkcji Serwisu zgodnie z ich przeznaczeniem.
• Operator informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza właściwe przepisy o ochronie danych.
• Operator może przetwarzać dane w innym zakresie wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego właściwe prawo; wówczas informuje o tym Administratora, o ile prawo tego nie zakazuje.

§ 4. Poufność i bezpieczeństwo

• Do danych dopuszczane są wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności.
• Operator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu opartą na uprawnieniach, rozdzielenie środowisk, kopie zapasowe i rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa.
• Środki bezpieczeństwa mogą być rozwijane, o ile poziom ochrony nie ulega obniżeniu.

§ 5. Podprocesorzy

• Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów niezbędnych do świadczenia usługi, w szczególności dostawców hostingu i infrastruktury bazodanowej, usług wysyłki wiadomości e-mail, dostawcy płatności oraz narzędzi bezpieczeństwa i utrzymania.
• Operator zawiera z podprocesorami umowy zapewniające co najmniej równoważny poziom ochrony i odpowiada za ich działania jak za własne.
• O istotnej zmianie podprocesorów Operator informuje z wyprzedzeniem; Administrator może wnieść uzasadniony sprzeciw, a w razie braku rozwiązania - rozwiązać Umowę.

§ 6. Wsparcie Administratora

• Operator w miarę możliwości wspiera Administratora w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, w szczególności udostępniając funkcje podglądu, eksportu i usuwania danych w panelu.
• Operator wspiera Administratora w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń oraz ewentualnej oceny skutków dla ochrony danych.
• Jeżeli żądanie osoby, której dane dotyczą, trafi bezpośrednio do Operatora, Operator przekazuje je Administratorowi, o ile nie jest sam zobowiązany do odpowiedzi.

§ 7. Naruszenia ochrony danych

• Operator zawiadamia Administratora o naruszeniu ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu.
• Zawiadomienie zawiera dostępne informacje o charakterze naruszenia, prawdopodobnych skutkach i podjętych lub proponowanych działaniach.
• Zgłoszenia do organu nadzorczego i zawiadomienia osób dokonuje Administrator, chyba że odrębny obowiązek spoczywa na Operatorze.

§ 8. Usunięcie lub zwrot danych

• Po zakończeniu świadczenia usług Operator usuwa powierzone dane albo umożliwia ich eksport, zgodnie z wyborem Administratora dokonanym w dostępnym terminie.
• Dopuszczalne jest dalsze przechowywanie danych, gdy wymaga tego właściwe prawo, oraz czasowe przechowywanie w kopiach bezpieczeństwa do czasu ich nadpisania.

§ 9. Audyt i wykazanie zgodności

• Operator udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z DPA.
• Audyt odbywa się po uprzednim uzgodnieniu terminu i zakresu, w sposób nienaruszający bezpieczeństwa i poufności danych innych klientów.

§ 10. Transfery danych

• Dane przetwarzane są przede wszystkim na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
• Ze względu na siedzibę Operatora w Zjednoczonym Królestwie oraz korzystanie z dostawców technologicznych transfer danych poza EOG może wystąpić. Odbywa się on na podstawie decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami.

§ 11. Obowiązki Prowadzącego jako Administratora

• Prowadzący zapewnia podstawę prawną przetwarzania danych uczestników i realizuje wobec nich obowiązki informacyjne.
• Prowadzący ogranicza zbierane dane do niezbędnego minimum i nie zbiera danych szczególnych kategorii bez odpowiedniej podstawy.
• Prowadzący zabezpiecza dostęp do swojego Konta oraz odpowiada za dalsze wykorzystanie danych pobranych z Serwisu.
• Prowadzący obsługuje żądania osób, których dane dotyczą, dotyczące własnego przetwarzania.

§ 12. Postanowienia końcowe

• DPA obowiązuje od chwili akceptacji Regulaminu i przez czas trwania Umowy z Operatorem.
• W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin oraz właściwe przepisy o ochronie danych osobowych.
• Kontakt w sprawach DPA: contact@behere.pl.